Gestão de empresas: como melhorar resultados financeiros e de sustentabilidade

• Erros de cálculos nas faturas

As tarifas de utilities são compostas por vários itens que incluem repasses, encargos setoriais e impostos. Como se certificar de que todos esses cálculos estão resultando no valor correto?

Realizar essas operações manualmente exige alocação de recursos humanos dedicados a essa tarefa e é passível de erros. A situação fica ainda mais grave quando a empresa possui várias unidades, escritórios e plantas de produção.

• Sobreposição de contratos de fornecedores

Um erro mais comum do que se imagina é deixar de checar o período de vigência de um determinado contrato antes de mudar de fornecedor, ou decidir por mudar o escopo contratual. Dessa forma, em algum momento do cronograma anual, haverá a sobreposição de contrato de fornecedores e ou pagamentos que podem ser evitados , o que pode levar à duplicação de custos.

• Créditos não ajustados na nova fatura

Quando os erros de fatura são identificados, os fornecedores geralmente oferecem aos clientes um crédito em sua próxima fatura. O desafio é lembrar de verificar se os ajustes foram feitos no período seguinte, o que, muitas vezes, acaba passando despercebido em meio a outras demandas.

• Cobranças de itens duplicados

Ocasionalmente, fornecedores cobram acidentalmente duas vezes pelo mesmo item em uma única conta. A análise das faturas pode levar a identificar essas duplicações, mas é comum que muitas empresas só notem esses erros dos fornecedores após o pagamento, aumentando os custos do mês corrente e impactando o caixa da empresa.

• Faturas de unidades já fechadas

Empresas com grande quantidade de prédios ou de lojas estão sempre abrindo e cancelando contas de concessionárias de serviços. Por vezes, mesmo que o responsável notifique o fornecedor da desativação de uma unidade a partir de determinada data ou que solicite transferências de titularidade, o cancelamento pode acabar não acontecendo. É preciso prevenir esse tipo de erro para evitar o pagamento por um serviço que não está mais sendo utilizado.

• Gestão de custos: como resolver

Centralizar a gestão de custos com utilities é o primeiro passo para diminuir a recorrência de erros de pagamentos de faturas. Além disso, por meio da centralização, a representação junto aos fornecedores passa a ser feita diretamente por um único grupo, o que poderá gerar um melhor gerenciamento e evitando o pagamento de custos desnecessários melhorando o caixa da empresa.

• Alcance excelência na gestão de custos com utilities

Investidores, Gestores financeiros e CFOs estão exigindo cada vez mais uma gestão centralizada destes custos, levando as empresas a investir cada vez mais em plataformas de tecnologia 4.0 para fazer uma análise de dados mais confiável, com o objetivo de identificar gastos desnecessários, de encontrar soluções viáveis para eliminá-los e de promover uma redução de custos significativa.

Ter os dados de faturas e os pagamentos centralizados em uma única plataforma facilita a análise e o repasse de informações relevantes para a alta administração. Gerar relatórios mais claros e eficientes de gastos com utilities é uma forma de detectar oportunidades de melhorias em eficiência energética e de redução de uso de recursos hídricos e por consequência a diminuição de CO2, que são indicadores financeiros e de sustentabilidade fundamentais.

Existem no mercado, alguns alguns softwares de gestão de utilities, mas o ideal é investir em uma solução completa e que pode ser integrada a outros serviços, como é o caso da plataforma Saas UBM (Utility Bill Management), da Enel X. 

Além de promover excelência na gestão financeira, sobretudo nas operações distribuídas em múltiplos sites, o serviço  fornecido pelo UBM é capaz de fornecer dados importantes de sustentabilidade. Por esse motivo, a plataforma recebeu certificação de ouro do CDP - Disclose Insight Action, pela sua colaboração ao gerenciamento de energia das empresas, rumo à descarbonização da economia.

Veja, a seguir, o que a plataforma UBM pode fazer pela gestão financeira da sua empresa:

• Gerar visibilidade de consumo e de custos de energia;
• Controlar custos e usos de recursos hídricos;
• Fazer análises preditivas de gastos;
•  Acessar os detalhes dos itens tarifários por unidade;
•  Priorizar oportunidades de melhoria de eficiência com base em desempenho;
• Relatar métricas de eficiência e de sustentabilidade;

• Ajudar no compliance da empresa em relação às legislações ambientais;
•  Calcular a pegada de carbono de cada unidade ou do portfólio global;
• Reduzir drasticamente a probabilidade de erros de contabilidade;
• Simplificar processos organizacionais e aumentar a produtividade da equipe financeira;
• Obter insights para alocação de recursos.
• Emitir os relatórios ESG em todos os escopos necessários para cada empresa.

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