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¿Cuál es el costo de las facturas mal administradas en tu negocio?

Administrar las facturas de servicios básicos para una gran cantidad de edificios puede ser complejo. Simplemente hacer que las facturas se paguen a tiempo puede ser bastante difícil: garantizar que cada cargo en cada factura sea exacto requiere un enfoque más integral.

Pero si bien las ventajas prácticas pueden ser claras, puede ser difícil comprender en qué medida un enfoque integral para la gestión de facturas de servicios públicos, podría afectar el rendimiento financiero de una organización.

Por ejemplo, ¿qué hacer cuando tu proveedor afirma que tu empresa debe en facturas de servicios básicos que ya se había pagado?

Este fue el caso de una gran empresa del Reino Unido que se asoció con Enel X para la gestión de facturas de servicios públicos durante más de 10 años. En el 2013, un proveedor que había proporcionado servicios básicos a unas 6,000 cuentas afirmó que la compañía debía aproximadamente 898.000 libras esterlinas en facturas que el proveedor no había podido cobrar como resultado de los cambios en su sistema de facturación.

Después de convertir y procesar los archivos de facturación del proveedor, Enel X aplicó su proceso de validación de factura en las cuentas en cuestión. Esto llevó a una realización sorprendente: no solo la compañía ya había pagado los períodos de facturación en cuestión, sino que los errores de facturación no reconocidos anteriormente en nombre del proveedor también habían generado 224.000 libras esterlinas en sobrecargos para el cliente.

Enel X recolectó evidencia de los problemas que crearon estos problemas, que incluyeron errores en los cargos unitarios, y trajo el problema a la atención del proveedor. Ante la evidencia que refuta los reclamos originales y detalla los problemas que causaron los sobrecargos, el proveedor acordó pagar un reembolso por el total de las 224.000 libras esterlinas en sobrecargos para el cliente.

Al impugnar el reclamo de facturas impagas y descubrir los sobrecargos, el cliente evitó más de 1.000.000 de libras esterlinas en costos de energía innecesarios. La prueba también llevó a la compañía a implementar una nueva política para evitar problemas de sobrecarga al aumentar la transparencia en líneas de pedido específicas en sus facturas.

Si bien este caso fue un raro ejemplo, los errores de facturación identificados son comunes y, cuanto más tiempo pasan desapercibidos, más pueden costarle a tu negocio.

La plataforma UBM (por sus siglas en inglés Utility Bill Management) permite analizar las facturas con más de veinte controles distintos para desvelar las posibles anomalías en la contabilización de los consumos.
Pero, ¿cómo es posible desarrollar un software inteligente, capaz de detectar cargos erróneos con la misma precisión en facturas emitidas en diferentes países y donde las tarificaciones son tan distintas entre sí?

La herramienta de gestión inteligente UBM es compatible con un gran número de estándares tarifarios, el más alto entre todas las plataformas de gestión presentes actualmente en el mercado mundial, que garantiza análisis de alta eficiencia a todos sus usuarios, independientemente de su posición geográfica.

Las empresas e industrias aún están a tiempo para tomar acciones y apoyarse de la tecnología para reducir las emisiones y los gases de efecto invernadero. El camino aún es largo, pero la adopción de este tipo de soluciones es cada vez más común y se han convertido en una necesidad para las operaciones cotidianas de las industrias en distintos niveles.
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